Voorbereidingen voor diverse grote congressen waren in volle gang. Twee uitnodigingen staan verzendklaar. Ik houd de berichtgeving over COVID-19 in de gaten, terwijl het aantal besmettingen steeds verder oploopt. Dan volgt al snel het bericht over de eerste besmettingen in Nederland en ik blik terug naar 2008. Ik organiseerde een internationaal congres met aangepast protocol voor SARS. Wiki vertelt mij dat er 8000 besmettingen waren wereldwijd.
De persconferentie over de maatregelen volgt. Dezelfde week verplaats ik één voor één alle congressen, eerst nog een paar naar september maar al snel gaan ze allemaal naar volgend jaar! En omdat annuleren nog niet moet van de overheid voor die periode, zijn de kosten van verplaatsen vaak hoog. Inschrijvingen voor congressen vallen direct helemaal stil en een uitnodiging versturen is zinloos en in sommige gevallen ook niet passend.
Lege zalen
De impact is groot, heel groot! Denk aan alle lege congreszalen. Voor cateringpersoneel, geluid- en beeldtechnici en leveranciers valt alles weg. Niet tot 1 juli, wanneer er weer kleine bijeenkomsten tot 30 personen mogen plaatsvinden, maar voor langere tijd. De zaal waar eerst 500 deelnemers in paste, is nu ingericht voor 150-200 deelnemers met stoelen die ieder 1,5 meter van elkaar staan. Alle broodjes per stuk verpakt en looproutes door het hele pand. De headsets gaan in de kast en de vaste microfoons komen weer uit het magazijn.
Innovatie
Maar er is ook ruimte voor het versneld invoeren van nieuwe technologie. Een aantal congressen vinden helemaal online plaats, andere kiezen voor online lezingen in combinatie met workshops in een congreslocatie. In plaats van hostesses die je welkom heten, scan je straks je barcode en rolt je naamkaartje uit de printer. Plexiglas beschermt niet alleen winkelpersoneel, maar ook de deelnemers straks tijdens het netwerken.
Hebben we straks nog wel zin om naar een congres te gaan? Zeker wel! Netwerken is heel belangrijk tijdens congressen en dat laat zich heel moeilijk vervangen door online ontmoetingen. Deelnemers gaan bewuster kiezen uit het aanbod van bijeenkomsten. Aan de andere kant is het aantal plaatsen beperkt. Als organisator moet je daarom de doelgroep specifieker maken, gerichter potentiële deelnemers uitnodigen en nog bewuster je programma samenstellen.
Niet stilzitten
Ondanks dat de agenda leeg is, zit ik zeker niet stil. Zo is er veel tijd voor verdieping en bijscholing op het gebied van online bijeenkomsten. Maar ook voor het uitwerken van nieuwe concepten, testen van nieuwe toepassingen en het verwerken van protocollen. Dus straks als het weer mag en kan, dan ben ik er weer helemaal klaar voor. En de komende weken…, dan sta ik klaar om jouw bijeenkomst (online of in een locatie) vorm te geven binnen de 1,5 meter samenleving!
Yvonne van Oosterom, Congres4u
https://www.linkedin.com/in/yvonnevanoosterom/